An der Wahl teilnehmen können neben den wahlberechtigten Staatsbürgern auch EU-Bürger mit Hauptwohnsitz im Lande, die am Stichtag in die Europa-Wählerevidenz einer österreichischen Gemeinde eingetragen sind. Als Stichtag legt die Regierung den 26. März fest.
An ihm orientieren sich diverse Fristen wie die Eintragung in die Wählerevidenz. Das Sammeln von Unterstützungserklärungen für Parteien, die antreten wollen, und nicht im EU-Parlament oder Nationalrat sitzen, kann ebenfalls ab dem Stichtag starten. Auch die Wahlkampfkostenbegrenzung gilt ab diesem Tag.
Die heurige EU-Wahl inklusive Stichtag muss dann noch im Bundesgesetzblatt ausgeschrieben werden. Dies geschieht, sobald der Hauptausschuss des Nationalrates der vom Ministerrat beschlossenen Verordnung der Regierung zugestimmt hat.
Ab der Wahlausschreibung können Wahlkarten angefordert werden. Sie sind für die Briefwahl und die Stimmabgabe in einem „fremden“ Wahllokal am 9. Juni nötig. Schriftlich beantragt werden können Wahlkarten bis zum 5. Juni. Danach ist dies nur persönlich noch bis zum 7. Juni möglich.
Für das Sammeln der für das Antreten nötigen 2.600 Unterstützungserklärungen ist ebenfalls der Stichtag wichtig: Unterschreiben können nur Wahlberechtigte – und damit nur, wer spätestens am 26. März in einer Wählerevidenz steht. Zeit zum Unterschriftensammeln ist bis 26. April. Auf den Stimmzettel schafft es nur, wer spätestens bis zu diesem Tag 17.00 Uhr seinen Wahlvorschlag bei der Bundeswahlbehörde einreicht. Die Mühe ersparen können sich Parteien, die bereits im heimischen Parlament oder im EU-Parlament sitzen.
Wahlberechtigt sind bei Europawahlen neben den über 16-jährigen Österreichern und Auslandsösterreichern auch EU-Bürger, die einen Hauptwohnsitz in Österreich haben und am Stichtag in der Europa-Wählerevidenz einer hiesigen Gemeinde stehen – wenn sie das wollen. Wer vor Kurzem ins Ausland gezogen oder nach Österreich gekommen ist, muss zeitgerecht vor dem 26. März die Eintragung beantragen. Hier lebende EU-Bürger können sich entscheiden, ob sie die österreichischen EU-Abgeordneten oder jene ihres Herkunftslandes wählen.
Für jeden Urnengang werden auf Basis der Wählerevidenzen Wählerverzeichnisse erstellt. Das Verfahren zu deren Richtigstellung startet am 16. April. Ab dem 21. Tag nach dem Stichtag ist das Wählerverzeichnis in dem jeweiligen Amtsraum für zehn Tage zur öffentlichen Einsicht aufzulegen. In Gemeinden über 10.000 Einwohnern erfolgt ab dem 24. Tag nach dem Stichtag die sogenannten „Hauskundmachungen“. Stellt ein Wahlberechtigter fest, dass er nicht oder falsch eingetragen ist, kann er Einspruch und Berufung einlegen. Nach Abschluss der Verzeichnisse Mitte Mai ist keine Änderung mehr möglich.