A nagykövet meghívására pozitívan reagáltak az ausztriai magyar egyesületek, szervezetek, egyházak képviselői, összesen 35 képviselő vett részt a megbeszélésen, melynek fő témája a programkoordináció volt. A tárgyaláson részt vett Bárány Anzelm, a Collegium Hungaricum igazgatója valamint Szili Katalin, miniszterelnöki megbízott is. Szili Katalin beszámolt róla, hogy a magyar kormány a 2020-as évet a nemzeti összetartozás évének nyilvánítja, ennek szellemében szólított fel az egymással való együttműködésre.
A burgenlandi magyarokat Zsótér Irisz, a Burgenlandi Magyar Kultúregyesület elnöke, Frauer Ludwig elnökhelyettes és Kelemen László, az UMIZ vezetője képviselték. Előzetesen egyeztettek a Burgenlandi Magyarok Népfőiskolájával és a Középburgenlandi Magyar Kultúregyesülettel és nevükben is beszámoltak a Burgenlandban folyó aktív munkáról. Problémát jelent számukra, hogy a magyarországi kiírásokban sokszor Burgenland nem tartozik a Kárpát-medencéhez, ezért nem tudnak pályázni, mondta el többek között Zsótér Irisz:
Az Ausztriai Magyar Egyesületek és Szervezetek Központi Szövetségét Sass Judit és Tánczos Zoltán képviselték, valamint jelen volt Deák Ernő a Bécsi Napló szerkesztőségétől illetve a tagszervezetektől Wurst Erzsébet a Kaláka Klub részéről. Sass Judit elmondta, pozitív, hogy mindenki elfogadta a meghívást és megragadta az alkalmat, hogy beszámoljon tevékenységükről, ugyanakkor ez egy jó alkalom volt a konfrontációra is. Ismert probléma, hogy nagyon sok a magyar egyesületi rendezvény Bécsben, sokszor egy napon több program is van, ezt kellene a jövőben elkerülni:
A Kerekasztal elnöke, Mentsik Szilvia is részt vett a találkozón, elmondta, hogy meglehetős összhang alakult ki arra vonatkozólag, hogy a jövőben összehangolják tevékenységüket. Így ismét közösen ünnepelnék meg a nemzeti ünnepeket, melyre egyébként már volt példa:
A tárgyaláson jelen volt továbbá az Europa-Club Bécsi Magyar Egyesület, az Amaped Ausztriai Magyar Pedagógusok Egyesülete, a Bécsi Ingatlanok, a Délibáb Bécsi Magyar Kultúregyesület, a Club Pannonia, a Bécsi Magyar Munkásegylet, a Collegium Pazmaneum, a Bécsi Magyar Katolikus Egyházközség, a Napraforgók Bécsi Magyar Néptánc és Népzene Egyesület, de jelen voltak a linzi, grazi, salzburgi és innsbrucki magyar egyesületek képviselői is.
A tárgyalás eredményeként előterjesztettek egy együttműködési megállapodást, megállapodtak abban, hogy évente egyszer egybehívják ezt a gyűlést. A találkozó tehát egy közös együttműködés kezdeteként értékelhető és a résztvevők bizakodva állnak a jövő előtt.